La fiche « chapeau »
La fiche chapeau affiche l’ensemble des engins réparés sur une intervention, et l’ensemble des prestations ou pièces seules facturées , sans distinction par engin.
En début d’intervention, elle peut servir à réaliser facilement un devis.
L’option ENVOYER LE DEVIS en bas de fiche est utile si le client n’est pas sur place, ou en cas de devis chargé.
⚠️ RAPPEL : les prestations et pièces seules facturées font l’objet d’un devis clairement annoncé au client avant le début des opérations. Les opérations débutent avec son accord formel.
Création/sélection DES vélos
Depuis la fiche chapeau, cliquer sur Sélectionner/Ajouter Vélo/Trottinette.
Si le client a déjà créé une fiche pour son engin, le sélectionner. S’il possède plusieurs engins, attention de sélectionner le bon dans la liste.
Si le client n’a pas créé de fiche pour son engin, il faut donner un nom au vélo ou à la trottinette puis cliquer sur CRÉER.
Une fois l’engin sélectionné ou créé, les prestations et pièces seules que vous allez facturer lui seront associées (voir Fiche Vélo).
Si le client a plusieurs engins à faire réparer, il est possible de sélectionner un autre vélo ou une autre trottinette depuis la même fiche d’intervention.
📝 Si le client a commandé une intervention pour un vélo, vous pourrez sélectionner ou créer un vélo uniquement, mais pas une trottinette. Et réciproquement.
Le prix
Il est calculé automatiquement. En cas de réduction ou de code promo préalablement accordés au client, l’information figure et le prix s’affiche en conséquence.
L’outil photo
Si sa fiche n’en contient pas encore, il est utile de prendre une photo de l’engin ou d’un élément précis.
Le rapport d’intervention
La fiche chapeau contient un champ libre pour indiquer toute informations utile non liée à un vélo ou une trottinette réparée sur cette intervention.
Les statuts de fin d’interventions
Annuler : en cas d’impossibilité d’assurer une intervention, l’équipe Support doit être prévenue en premier lieu (channel Slack Op-Ville ou téléphone). Une note précisant la raison de l’annulation devra figurer dans le rapport d’intervention.
Terminer : pour clôturer la fiche et passer à l’étape Paiement.
Enregistrer : pour enregistrer des infos déjà renseignées dans la fiche, sans la clôturer, afin de pouvoir y revenir plus tard.
⚠️ Une intervention = un déplacement = une fiche.
Si le problème mécanique du client nécessite une autre intervention, il faut reprogrammer via la fonction REPRENDRE RDV.
➜ Focus sur le Paiement
La fiche Vélo ou Trottinette
Les prestations
Vous indiquez ici les prestations réalisées lors de votre intervention.
Pour les prestations impliquant l’utilisation d’une pièce, l’application renvoie automatiquement vers la liste des pièces dans votre stock correspondant à la prestation sélectionnée.
Si les pièces proposées ne correspondent pas à celle que vous avez réellement utilisées, vous pouvez modifier les entrées dans la barre de recherche pour affiner les résultats.
➜ Focus sur les prestations
Les pièces seules
Quand une pièce est vendue hors prestation, elle doit être renseignée ici. Seules les pièces présentes dans votre stock peuvent être sélectionnées.
Le carnet d’entretien
Le carnet d’entretien se divise en deux parties : Santé et Caractéristiques de l’engin. La santé évolue selon l’utilisation de l’engin et vos interventions. Les caractéristiques sont a priori stables dans le temps.
Santé
Six postes sont observables.
Le choix se fait sur une échelle de 1 à 5.
En fonction du poste observé, des explications techniques vous permettent de sélectionner le bon grade.
Un clic sur la x permet de supprimer un poste non pertinent.
Un clic sur + permet d’ajouter d’autres postes justifiant une observation.
Pour préserver la clarté du carnet, il est nécessaire d’indiquer le poste observé en 1, et l’observation en 2.
Caractéristiques
Le fonctionnement est le même que pour la partie Santé.
En fonction de l’engin réparé, des champs peuvent s’avérer inutiles. Il est possible de les supprimer en cliquant sur x.
Au contraire, si certaines caractéristiques méritent d’être décrites : un clic sur + permet d’ajouter un champ. Là encore, pour la clarté du carnet, il faut d’abord nommer la caractéristique décrite, avant de renseigner sa description.
Les modifications d’une fiche vélo doivent être enregistrées avant de revenir à la fiche chapeau.
Les informations renseignées apparaîtront comme ceci sur l’espace client :
